Zeitplanung

Hast Du manchmal das Gefühl, dass die Zeit bis zur Abgabe Deiner wissenschaftlichen Arbeit wie im Flug vergeht, ohne dass Du vorankommst? Wie es dazu kommt und was Du dagegen tun kannst, erfährst Du in diesem Blogartikel zum Thema Zeitplanung!

Motivation, Aufgaben teilen, Priorisierung

Wahrscheinlich kennen das die meisten von uns: Die Zeit reicht einfach nicht! Oder zumindest erscheint es uns oft so, weil wir vielleicht am Anfang zu viel Zeit vertrödeln („Ich hab‘ ja noch Zeit!“ oder „Morgen fang‘ ich dann auf jeden Fall an“), unsere Zeit nicht richtig einteilen oder unseren Zeitplan nicht einhalten.

Was also tun, um nicht in Zeitnot und Stress zu verfallen?

Nun, bevor Du überhaupt beginnst, Deine Zeit einzuteilen, gibt es ein paar Schritte, die im Vorhinein betrachtet und erledigt werden sollten. Darum soll es heute im ersten Teil der Miniserie gehen, bevor Du im nächsten Teil mehr zu Methoden und hilfreichen Tools erfährst!

Mache dir Gedanken über Deine Motivation!

Hast Du das Thema gewählt, weil es Dich vielleicht besonders interessiert? Oder handelt es sich um ein Themengebiet, das später für Deinen Berufswunsch besonders hilfreich sein könnte? Du solltest auf jeden Fall gut darüber nachdenken – denn mit solch einer intrinsischen Motivation lässt es sich viel einfacher arbeiten als mit extrinsischer Motivation!

Überblick über Deine Aufgaben

Im nächsten Schritt solltest Du überlegen, welche Aufgaben überhaupt im Rahmen der Arbeit zu erledigen sind. Literaturrecherche und -beschaffung, das Lesen der Literatur, Clustern, Mindmapping (hilfreiche Apps, wie FreeMind, Simple Mind, XMind oder Mind42  können Dir dabei helfen) oder anderweitiges Strukturieren Deiner Ideen und Gedanken, eventuelle Gespräche mit der Betreuungsperson, der Schreibprozess, etc. – das alles sind Aufgaben, die zu einer wissenschaftlichen Arbeit dazugehören. Mach Dir also eine Liste mit allen Aufgaben, die rund um Deine Arbeit anfallen, und versuche, sie in möglichst kleine und bewältigbare Teilaufgaben einzuteilen. So erscheint Dir der große Berg nicht nur erklimmbar, sondern Du kannst die Aufgaben später auch besser auf Deine Zeitfenster verteilen.

Wichtig, wichtiger, am wichtigsten.

Ist das erst einmal geschafft, steht die Priorisierung der Aufgaben an. Etwas vereinfacht, geht es dabei vor allem um die folgenden beiden Fragen: Welche Aufgaben sind besonders wichtig? Welche besonders dringend? Wichtige und dringende Aufgaben sollten zuerst erledigt werden. Aber gerade die nicht-dringenden, aber wichtigen Aufgaben bringen Dich auf lange Sicht weiter. Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, kannst Du nach dem Eisenhower-Prinzip oder der Eisenhower-Matrix suchen!

Jetzt hast Du die grundlegenden Schritte getan, um Deine Zeit besser zu planen. Schauen wir im nächsten Schritt, welche Methoden Dir helfen können und welche technischen Tools Dich dabei unterstützen.

Im Referenzrahmen für wissenschaftliches Arbeiten (WISAR) findest Du übrigens unter der Dimension „Planen“ und der Teildimension „Zeitplanung“, welche Anforderungen Du auf Deinem jeweiligen Niveau erfüllen solltest. Zur Orientierung: Die Inhalte bis Lernschritt 3 entsprechen etwa dem Bachelor-Niveau.

Methoden der Zeitplanung und Tools

To-do-Listen, Pomodoro-Technik, Kanban, ALPEN-Methode, … – vermutlich hast Du zumindest von den meisten dieser Dinge schon einmal gehört. Doch wie kannst Du sie konkret einsetzen? Im nächsten Abschnitt erfährst Du, wie Du mithilfe von Tools die „große Planung“ Deiner Arbeit gestalten kannst.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode hilft Dir dabei, Deinen Tag (oder auch eine Woche oder den gesamten Zeitraum deiner wissenschaftlichen Arbeit) zu strukturieren, indem Du planst, wie lange Du für eine Aufgabe benötigst. Die Abkürzung ALPEN ergibt sich aus den folgenden Teilschritten, die Du für die Methode verwendest:

• Aufgabe notieren: Schreibe alle Aufgaben auf, die in deinem gewählten Zeitraum anfallen
• Länge abschätzen: Schätze ein, wie lange Du brauchst, um die jeweiligen Aufgaben zu erledigen. Wenn Du es nicht genau weißt, plane lieber etwas mehr Zeit ein.
• Pufferzeiten einplanen: Es kommt immer mal etwas dazwischen. Um dann nicht in Panik zu geraten, plane Dir Pufferzeiten zwischen den Aufgaben ein.
• Entscheidungen treffen: Du brauchst manchmal vielleicht doch mehr Zeit, als geplant – dann heißt es: entscheiden! Welche Aufgabe kannst Du nach hinten verschieben? Welche muss unbedingt im Planungszeitraum erledig werden?
• Nachkontrollieren: Kontrolliere im Anschluss, wie gut deine Planung funktioniert hat, damit Du beim nächsten Mal die Zeiten besser abschätzen und anpassen kannst.

Auch ChatGPT kann Dir übrigens bei Deiner Planung helfen! Bitte die KI einfach, Dir einen Zeitplan zu erstellen und frage sie beispielsweise, wie viele Wörter oder Seiten Du täglich schreiben solltest, um an Dein Ziel zu gelangen (gib am besten zusätzlich die Schriftgröße und -art an). Du erhältst dann eine Tabelle mit einem Zeitplan und den jeweiligen Arbeitsschritten. Je genauer Du Dein Prompt formulierst, desto detaillierter wird auch Dein Zeitplan.

To-do-Listen

Was gibt es Schöneres, als erledigte Aufgaben abzuhaken oder durchzustreichen und die Liste der zu erledigten Aufgaben schrumpfen zu sehen? To-do-Listen helfen Dir dabei, Deine Aufgaben und Termine übersichtlich darzustellen. Du kannst sie ganz einfach per Hand oder in Word oder Excel selbst erstellen.

Todoist oder Any.do sind nur zwei Beispiele für möglich To-do-Listen-Tools (unbezahlte Verlinkung).

Kanban-Schema

Ähnlich wie eine To-do-Liste funktioniert auch das Kanban-System, jedoch teilst Du Deine Aufgaben hier in drei Kategorien ein: zu erledigen, in Arbeit und erledigt. Eine Pinnwand, ein Whiteboard oder eine Magnettafel eignen sich sehr gut, wenn Du Dein Kanban „analog“ gestalten willst. Digital bietet sich hier ein Excel-Tabelle an. Natürlich gibt es auch hier Online-Tools, die Du verwenden kannst.

Kanbanik und Trello sind nur zwei Beispiele von gut funktionierenden und kostenlosen Tools, die Du ausprobieren kannst. Viele weitere Tool-Tipps findest Du in meinem Buch – siehe Hinweis am Ende dieses Artikels.

Pomodoro-Technik

Mit dieser Technik teilst Du Deinen Tag in kleine Einheiten auf, um produktiver zu arbeiten. Du arbeitest 25 Minuten und machst dann eine Pause von 5 Minuten. Nach dem vierten Mal arbeiten legst Du eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten ein. Dann beginnt das System wieder von vorne. Du kannst das so oft wiederholen, wie es für Dich und Deine Aufgaben passt.

Tools, die Dich bei dieser Technik unterstützen, sind z.B. Tomighty, Pomodone oder Pomorodo. Das sind nur ein paar Beispiele von Tools – es gibt natürlich noch viele mehr.

Jetzt bist Du hoffentlich gewappnet, um deine nächste wissenschaftliche Arbeit oder auch ein anderes Projekt ohne Zeitnot und Panik in Ruhe zu planen und dann natürlich auch durchzuführen. Ein wichtiger Tipp zum Schluss: Vergiss auf keinen Fall, Pausen einzuplanen und diese auch einzuhalten! Über Stunden durchzuarbeiten ist weder gesund noch produktiv! Am besten entfernst Du Dich in diesen Zeiten auch von Deinen Büchern und Deinem Schreibgerät. Wie wäre es mit einem Spaziergang oder einer Tasse Tee? Für längere Pausen bietet es sich auch, sich mit Freunden zu treffen oder etwas anderes zu machen, was Dich auf andere Gedanken bringt.

Willst Du mehr zur Zeitplanung beim wissenschaftlichen Arbeiten wissen?

Schau doch mal in mein Buch „Wissenschaftliche Arbeiten schreiben – Praktischer Leitfaden. Mit über 100 Software-Tipps inklusive KI-Tools“. Neben Tipps zum Zeitmanagement und mehr Informationen zu den entsprechenden Tools, findest Du dort noch viel mehr Wissen rund um das Thema wissenschaftliche Arbeiten schreiben. In der 3. Auflage gibt es nun außerdem auch Informationen und Tipps zu KI-Tools. Mein Buch findest Du vielleicht in der Bibliothek Deiner Hochschule. Oder aber Du kaufst Dir Dein eigenes Exemplar.